ADS
Jak należy być gotowym na spotkanie, gdy emocje będą silne?
Silne osobowości, sprzeczne pomysły i obowiązek kontrolowania emocjonalnie napiętych wydarzeń w kierunku pozytywnego rezultatu często sprawiają, że liderzy znajdują się na linii frontu rywalizujących punktów widzenia.
Patrz na mojego klienta tutaj. Jason, specjalista ds. marketingu, skontaktował się w kryzysie. Dwaj ważni liderzy w jego zespole mieli się ogień i woda, co doprowadziło do tego, że przestali ze sobą rozmawiać. Ich zespoły postąpiły podobnie, budując bariery, nieefektywność i ogólny konflikt. Choć nerwowy i niepewny swojej zdolności do kontrolowania silnych przeciwnych punktów widzenia i możliwych wybuchów emocjonalnych, Jason czuł, że musi działać.
Radzenie sobie z emocjonalnie napiętymi, trudnymi sytuacjami wymaga przywództwa. Poza problemami osobistymi, czasami musisz przekazać swojemu podwładnemu złe wieści, poradzić sobie z zirytowaniem klienta, zaoferować trudne do usłyszenia opinie na temat wydajności, czy wyjaśnić biznesowo wpływ błędu lub opóźnienia. To trudne chwile, a nawet doświadczeni liderzy mogą czuć się zaniepokojeni i niepewni eskalacji lub nieoczekiwanych konsekwencji.
Gdy stają w obliczu emocjonalnie wyzwaniającego scenariusza, ludzie zazwyczaj uciekają się do jednej z dwóch nieskutecznych reakcji. Wielu wybiera całkowite zignorowanie problemu i zajmuje się niskopriorytetowymi zadaniami, jak na przykład e-maile. Inni robią wręcz przeciwnie – rozmyślają i martwią się, nie podejmując jednak działań w celu zapanowania nad swoim stresem lub przygotowania się. Obydwie strategie zazwyczaj zawiodą; sprawiają, że czujemy się gorzej i słabiej przygotowani emocjonalnie w momencie nadejścia decydujących chwil.
Na szczęście istnieją sprawdzone strategie przygotowania się do spotkań, podczas których emocje będą silne. Jak mówią sportowcy, dobra obrona to najlepsze atak. Oto naukowo wspierane techniki, które pozwolą Ci łatwiej i skuteczniej negocjować te wydarzenia.
Przygotuj mentalną mapę.
Codziennie wykorzystywana w sporcie, ale także skuteczna w miejscu pracy, wyobrażenie – czyli wizualizacja – jest narzędziem poprawy wydajności. To praktyka mentalna wydarzenia mająca na celu zwiększenie wydajności i pewności siebie.
Po pierwsze, rozważ zakończenie: Dla Twojej sytuacji, jak wygląda sukces? Jak chciałbyś się czuć, wychodząc z pokoju? Na koniec, jak inni powinni się czuć? Jak to było w przypadku Jasona, sukces może nie oznaczać szybkiego rozwiązania, a raczej znaczącej dyskusji, w której ludzie czują się wysłuchani, a jasna droga do przodu jest widoczna.
Przemień nadchodzące spotkanie lub kontakt w film mentalny już teraz. Zobacz szczegóły – otoczenie, krzesła, mowę ciała – i przejdź przez sceny moment po momencie. Odtwórz ważne wydarzenia, w tym sposób rozpoczęcia rozmowy, negocjowania napiętych sytuacji i doprowadzenia spotkania do zakończenia.
Wskaż oczekiwane trudności i możliwe wyzwalacze, a także swoją reakcję. Co może pójść nie tak na tej konferencji, zastanawiasz się? Na przykład Jason wyobraził sobie, jak spokojnie sugerował, “Zatrzymajmy się,” martwiąc się głównie o to, że emocje mogą wymknąć się spod kontroli. Jeśli napotkałby wzburzenie, my tu jesteśmy, aby to rozwiąz
zyć; nie jesteśmy tu po to, aby to pogorszyć. Obawiał się także znalezienia się w martwym punkcie, więc wyobraził sobie mówiąc: “Ponieważ nie jesteśmy jeszcze na jednej stronie, skupmy się na tym, w czym się zgadzamy, i rozwijajmy się od tego miejsca.” Pomyśl również o tym, co mogliby powiedzieć lub zrobić, co mogłoby Cię wyprowadzić z równowagi i w jaki sposób pozostaniesz spokojny. Wyobraź sobie, na przykład, że liczysz do dziesięciu lub wdychasz trzy razy przed odpowiedzią.
Zobacz, nie tylko sukces – poczuj to. Spróbuj na przykład poczuć w swoim ciele pewność, wdzięk i kontrolę, które chcesz przekazywać. Po tym, jak przećwiczyłeś to mentalnie, zapisz najważniejsze punkty widzenia i wnioski. Widzenie sukcesu z wyprzedzeniem pomaga Ci zmienić perspektywę i zwiększyć swoją zdolność do kierowania dyskusją w kierunku pozytywnego rezultatu.
Skup się na dobroci.
Spędź chwilę dziękując przed wejściem w trudne starcie. Choć może to się wydawać sprzeczne, zrobienie tego zwiększy Twoje poczucie połączenia z ludźmi i pomoże Ci rozwijać odporność emocjonalną.
Jeśli na przykład musisz dać członkowi zespołu trudne komentarze, zastanów się, co naprawdę cenisz w tej osobie. Jedna z moich klientek, Jane, nienawidziła nadchodzącego spotkania z bezpośrednim podwładnym, którego wydajność spadała. Jej poprzednie próby konstruktywnej krytyki spotykały się z obroną, a obawiała się o jego reakcję tym razem, jak również o to, czy uda jej się utrzymać rozmowę pod kontrolą. Przed konferencją Jane celowo przypomniała sobie o innowacyjności Soraba, świeżym spojrzeniu i wspaniałej energii, jaką przynosił na spotkania. Ta zmiana perspektywy pozwoliła jej mówić w bardziej wspierający sposób i prowadziła do skuteczniejszej rozmowy.
Pozytywne przekształcenie problemów pomaga również zmniejszyć stres i zmęczenie, poprawiając tym samym klarowność myślenia. Pomyśl o dobrych wynikach, jakie może przynieść spotkanie – może zmotywujesz do rozwoju, poprawisz relacje, czy zapewnisz jasność na przyszłość. Jeśli zauważysz, że masz ochotę pominąć spotkanie lub zdystansować się od niego, skoncentruj się na tym, co sprawia, że jesteś świetnym liderem. Badania wskazują, że tego rodzaju “pozytywna samorefleksja przywódcy” zwiększa energię i zaangażowanie, poprawiając tym samym to, jak ludzie oceniają Twoje przywództwo i, w rezultacie, Twoje oddziaływanie.
Zmieniaj rzeczy w kontekście.
Chociaż trudno unikać emocjonalnie napiętych wydarzeń w przywództwie, masz większą kontrolę nad ich wpływem, niż mogłoby się wydawać. Modyfikacja sytuacji – proaktywna technika regulacji emocji – to jedno z efektywnych narzędzi pomagających zmniejszyć emocjonalne natężenie nadchodzącego wydarzenia. Możesz się zrelaksować i stworzyć bardziej owocną dyskusję, zmieniając celowo okoliczności lub swoje podejście.
Analiza “Pięciu W” sytuacji – kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego – pomaga podchodzić do tego. Kto na przykład powinien być obecny? Czy powinieneś przynieść narzędzia do uzupełnienia dyskusji? Co musi zostać przekazane, a czego nie? Gdzie powinno odbyć się spotkanie? I o której porze? Wreszcie, dlaczego ta rozmowa jest istotna?
Na przykład Jack, mój klient, musiał poinformować swoją zmęczoną kadrę kierowniczą o kolejnej rundzie zwolnień. Jack naturalnie czuł wielki nacisk, przekazując tę wiadomość, więc razem przepracowaliśmy “Pięć W”. Jack zaprosił swojego partnera biznesowego z działu HR na spotkanie w celu dodatkowego wsparcia i rozwiązania potencjalnych problemów. Dodatkowo poprawił treść swojej informacji, pomijając pewne szczegóły i skupiając się bardziej ogólnie na oczekiwaniach swojego personelu. Na koniec zarezerwował spokojną, oddaloną salę konferencyjną i ustalił termin spotkania na piątkowe popołudnie, aby zapewnić swojemu personelowi czas na spotkania pogłębione lub wcześniejszy wyjazd. Te celowe zmiany pomogły mu się zrelaksować i stworzyły bardziej sprzyjająca atmosferę na przekazanie trudnych wieści swojemu personelowi.
Rozwijaj strefy buforowe.
Choć spotkania zaraz po sobie obfitują w kalendarzach liderów, ważne jest znalezienie odpowiedniej przestrzeni przed trudną rozmową. Spędź dziesięć minut mentalnie się przygotowując, aby pojawiać się spokojny i opanowany na spotkaniu. Możesz pogrążyć się w sobie, powtórzyć ważne tematy, przypomnieć sobie w jaki sposób chcesz się zachować. Zaplanuj czas na przetworzenie i reset kolejne dziesięć minut później. Aby uniknąć przenoszenia jakiegokolwiek nagromadzonego napięcia w następny kontakt, możesz na przykład wybrać krótki spacer, aby się zrelaksować i uwolnić. Warte jest to nawet, jeśli wymaga to zmiany w Twoim rozkładzie przybycia lub odjazdu, czy odłożenia spotkania.
Choć wymaga to wcześniejszego przygotowania, te strefy buforowe pozwalają Ci zachować obecność i spokój przez cały dzień. Aby pomóc Ci zorganizować czas na przygotowanie i regenerację, wdroż nawyk wglądu w swój kalendarz, aby zauważyć istotne wydarzenia, trudne spotkania, a może nawet konfliktowe wymiany zdań.
