ADS
Plan doskonalenia wyników (PIP) to formalna metoda stosowana do rozwiązywania braków w wydajności pracowników, w tym tych dotyczących celów roboczych lub zachowań. Czy niedawno jeden z Twoich pracowników miał słabą wydajność, która nie spełnia Twoich oczekiwań? Czy spowodowało to szereg awarii wydajności, takich jak przekroczenie terminów, negatywne komentarze klientów lub zmiany w dynamice zespołu? Jeśli tak, być może myślisz o pomocy osobie w osiągnięciu celu poprzez Plan doskonalenia wyników (PIP).
Opisz Plan doskonalenia wyników (PIP).
PIP to formalna metoda stosowana do rozwiązywania braków w wydajności, w tym tych dotyczących konkretnych celów pracy lub związanych z zachowaniem. Strategia wymienia aktualne problemy i określa nowe wyjścia oraz działania wymagane do realizacji. Ale z uwagi na Twoje okoliczności, czy PIP to najlepsza opcja? Czy będzie skuteczny? Czy praca jest uzasadniona? Te wskazówki pomogą Ci zdecydować, czy PIP jest właściwym podejściem i jeśli tak, jak go najlepiej zastosować.
Kiedy warto zastosować PIP?
Wykonaj poniższe warunki w celu skutecznego wdrożenia PIP:
1. Można dostrzec drogę do poprawy wydajności.
Choć to wydaje się być oczywiste, plan doskonalenia wyników należy stosować tylko wtedy, gdy masz na myśli pomóc osobie w poprawie wydajności. Korzystanie z podejścia PIP jest okrutne (a dodatkowo marnowania czasu i pracy), jeśli nie jesteś gotowy na wprowadzenie zmian lub nie dostrzegasz poprawy w miarę jej występowania. Pominięcie PIP jest szczególnie istotne, jeśli pracownik naruszył przepisy, zasady lub regulaminy, przez co kontynuowanie zatrudnienia jest dla Ciebie niepożądane.
2. Regularnie zarządzałeś wydajnością i przeprowadzałeś regularne spotkania.
Upewnij się, że już korzystałeś z codziennej normalnej oceny wydajności, w ramach której ustaliłeś klarowne oczekiwania dotyczące celów i wyników wydajności, prowadziłeś coachingu w zakresie rozwoju umiejętności, udzielałeś konstruktywnej informacji zwrotnej oraz omawiałeś konsekwencje nieosiągnięcia celów zanim zastosujesz PIP. Zacznij od tego, jeśli nie przeszedłeś jeszcze przynajmniej kilku rund bardzo wyraźnej komunikacji opartej na codziennej ocenie wydajności. Dzięki regularnemu wsparciu i monitorowaniu, Twój pracownik może wciąż mieć duże pole do poprawy bez wywoływania tych samych negatywnych emocji, jakie towarzyszą formalnemu PIP.
3. Przedstawiłeś odpowiednie narzędzia i wytyczne dla sukcesu.
Upewnij się, że przeanalizowałeś czynniki poza kontrolą pracownika, które mogły spowodować problemy z jego wydajnością. Czy były niejasne oczekiwania, zbyt dużo pracy, luki w szkoleniu lub niewystarczające narzędzia do osiągnięcia sukcesu? Jeśli tak, obarczanie pracownika winą za PIP nie jest słuszne. Najpierw zajmij się wymaganymi elementami wsparcia.
4. Przemyślałeś sytuację zewnętrznie.
To, co może wydawać się problemem wydajności, może bardziej wynikać z konfliktu między twoim stylem a stylem pracownika niż z rzeczywistych różnic w osiągnięciach. Pamiętaj, że tutaj liczy się efektywność, a nie osobowość. Aby ocenić częstotliwość problemu i określić, czy problemy kwalifikują się do użycia PIP, koniecznie skonsultuj się z innymi, w tym z działem personalnym.
Oto kilka sposobów na zwiększenie szans na powodzenie procesu, jeśli po dokładnym rozważeniu tych kwestii uważasz, że luki w wydajności wynikają z czynników podlegających kontroli pracownika i formalny proces doskonalenia jest najlepszym podejściem do pomocy.
Jak można uczynić PIP bardziej skutecznym?
PIP powinien być wspólnym wysiłkiem, który pozwala na osiągnięcie sukcesu razem, nie tylko na sztywno określonym planie.
Rozwiązuj podstawowe przyczyny.
PIP powinien być spersonalizowany do danej osoby i przyczyn ich słabej wydajności; nie powinien być ogólny. Osoba o silnych zdolnościach, ale słabej motywacji, będzie wymagała innej strategii niż osoba o większej woli niż umiejętności.
2. Skoncentruj się na przyszłości.
Poprzednie zdarzenia spowodowały zastosowanie PIP; jednak szablon PIP powinien skupiać się na przyszłości, jeśli chcesz opracować sensowną strategię. Jeśli obciąży się PIP przeszłymi błędami, będzie to wydawać się karzące, jakbyś wolał skupić się na tym, co poszło źle, niż skoncentrować się na tym, co przed nami.
3. Wyraźnie określ oczekiwania.
Zdefiniuj cele wydajności tam, gdzie to możliwe, stosując uzgodnione pomiary i mierzalne cele. W przypadku, gdy Twoje oczekiwania są bardziej jakościowe, bądź jasny i precyzyjny dotycząc jakości pracy, unikaj niejasnych i subiektywnych sformułowań, które tylko dodają dodatkowego zamieszania. Zastąp przymiotniki takie jak “precyzyjny” rzeczownikami i czasownikami ukierunkowanymi na konkretne działania, takie jak “edytowane w celu usunięcia błędów ortograficznych i gramatycznych oraz przekształcenie języka technicznego na język, który nasi klienci mogą łatwo zrozumieć”.
4. Zapewnij ciągłą informację zwrotną.
Gdy strategia jest wprowadzona, regularnie kontroluj, aby upewnić się, że pracownik podąża w właściwym kierunku. Celebruj osiągnięcia i regularnie udzielaj informacji zwrotnej, prowadź ciągłe szkolenie i wprowadzaj zmiany w kursie. Zaniedbanie tego spowoduje jedynie wzmocnienie przekonania, że PIP to jednorazowy bilet do wyjścia.
5. Trzymaj się ustalonej długości.
PIP powinien postawić pracownika w sytuacji, by mógł w krótkim czasie osiągnąć rzeczywisty postęp. W zależności od stopnia i złożoności pożądanej zmiany, ustal czas PIP od jednego do trzech miesięcy. Jeśli zauważysz wyraźną poprawę w tym okresie czasu, możesz oficjalnie docenić ich wydajność i kontynuować regularne zarządzanie wydajnością, kończąc tym samym PIP. Sześciomiesięczny lub dwunastomiesięczny okres kontrolny jest częścią wielu procedur PIP w celu zapewnienia trwałego rozwoju.
6. Zdecyduj, dokąd zmierzasz.
Jeśli nie uzyskasz wystarczających poprawek zgodnie z założeniami planu, musisz zdecydować, czy przeniesiesz osobę na inne stanowisko, na którym ma szansę osiągnąć sukces, czy też przejdziesz do zwolnienia z zatrudnienia.
Ostatnią wskazówką jest współpraca z działem HR w trakcie tych sześciu etapów. Mogą oni zapewnić informacje na temat polityki firmowej, przedstawić studia przypadków udanych strategii, pomóc w uzyskaniu odpowiedniego szkolenia lub wsparcia pracowników oraz zaoferować obiektywną ocenę osób trzecich, w jaki sposób można lepiej pomóc pracownikowi. Z perspektywy pracownika, posiadanie innego punktu widzenia osoby dobrze zorientowanej w temacie, ale niezaangażowanej emocjonalnie jak Twoi przełożeni, także może być korzystne.
Jak wygląda udany Plan doskonalenia wyników?
Załóżmy, że na koniec okresu PIP zachowanie lub jakość pracy pracownika nie uległa wystarczającej zmianie, by uzasadnić utrzymanie go w zespole. Czy oznacza to, że procedura PIP zawiodła?
Nie do końca.
Czy PIP zajmuje się kwestiami wydajności pracownika, ukończenie procedury PIP ma wiele korzyści, jeśli rzeczywiście chcesz, aby osoba osiągnęła sukces. Po pierwsze podkreślasz potrzebę uczciwości i Twoje zaangażowanie w prawidłową procedurę. Po drugie, pokazujesz, że poświęcasz równą uwagę zarówno działaniom, jak i wynikom. Po trzecie, nawet jeśli proces PIP powinien być poufny, obserwowanie bardzo szybkich wyników – poprawy lub zwolnienia z roli – uspokoi innych członków zespołu, którzy prawdopodobnie ponieśli koszty słabej wydajności swoich kolegów. Po czwarte, za pomocą kolejnego razu można uzyskać zrozumienie niejasnych standardów wydajności, niewystarczających zasobów lub złych praktyk rekrutacyjnych.
Stosowany ostrożnie i mądrze, PIP może poprawić wydajność, kulturę, motywację i relacje zespołowe.
